contact@votresite.fr

Votre adresse email appartient à votre commerce, pas à votre opérateur.

Un mardi matin, vous envoyez un devis depuis une adresse en @orange.fr : il tombe dans les indésirables, et vous rappelez le lendemain pour savoir s'il est bien arrivé. Une adresse à votre nom de domaine part de votre commerce et non d'une boîte de fournisseur d'accès, elle se relève sur le même téléphone qu'avant, et elle reste à vous le jour où vous changez d'opérateur.

Ce que ça change

Adresses email professionnelles, concrètement.

Autant d'adresses que de rôles

contact@ pour ce qui arrive du site, compta@ pour les devis et les factures, votre prénom@ pour ce qui vous est adressé personnellement, et une par salarié si vous en avez. Une adresse de plus ne se rachète pas : elles vivent toutes sur le même domaine et dans le même hébergement que votre site. Vous m'en demandez une par message et je la crée. Ce qui change, c'est le nom devant l'arobase, jamais ce qu'il y a derrière.

Tout arrive dans une seule boîte

Une adresse de plus ne veut pas dire une application de plus. compta@ et votre prénom@ peuvent n'être que des renvois vers la boîte de contact@ : vous ouvrez un seul endroit, et chaque message affiche l'adresse sur laquelle il est arrivé. L'inverse existe aussi quand vous préférez séparer, avec une vraie boîte par adresse et son propre mot de passe. Vous choisissez adresse par adresse, et ça se change plus tard sans toucher au site.

Elle se relève là où vous êtes déjà

Sur le téléphone, dans l'application de courrier qui y est déjà, et sur l'ordinateur dans celle que vous ouvrez depuis des années. Depuis un navigateur aussi, quand vous êtes ailleurs sur un poste qui n'est pas le vôtre. Les réglages sont ceux du courrier standard, IMAP pour recevoir et SMTP pour envoyer, que tous les téléphones et tous les logiciels de messagerie savent faire. Il n'y a aucun programme maison à installer, et rien de nouveau à apprendre.

Le jour où quelqu'un part, elle reste à vous

Une adresse créée sur votre domaine vous appartient : ni au salarié qui s'en servait, ni à l'opérateur qui vous vend Internet. Quand un salarié s'en va, je ferme son accès et je renvoie son courrier vers la boîte principale, donc rien ne se perd et personne ne continue d'écrire en votre nom. Le même raisonnement vaut si vous changez de fournisseur d'accès : les adresses suivent le domaine, pas l'abonnement. C'est exactement ce qu'une boîte en @orange.fr ou en @wanadoo.fr ne sait pas faire, puisqu'elle s'éteint avec le contrat.

Comment je m'y prends

Trois étapes, pas trente.

  1. 1

    Je liste les adresses dont vous avez vraiment besoin

    Une demi-heure suffit. Je regarde avec vous qui vous écrit et pourquoi : les clients, le comptable, les fournisseurs, la banque, la mairie. Vous en sortez en général avec trois adresses et pas douze, parce qu'une boîte que personne n'ouvre est pire que pas de boîte du tout. Vous choisissez en même temps, adresse par adresse, si elle a sa propre boîte ou si elle se renvoie vers la principale.

  2. 2

    Je les crée et je pose les réglages qui les font arriver

    Je les ouvre sur votre hébergement, je branche les renvois, et j'écris dans votre domaine les trois enregistrements qui prouvent aux serveurs d'en face que c'est bien vous : SPF, DKIM et DMARC. Sans eux, une adresse professionnelle toute neuve part avec un handicap et finit souvent dans les indésirables. Je récupère aussi vos anciens messages quand votre ancienne boîte le permet, et je laisse un renvoi dessus le temps que vos contacts prennent l'habitude.

  3. 3

    Vous relevez comme avant, et vous me demandez le reste

    Le jour de la mise en ligne, je règle votre téléphone et votre ordinateur avec vous, et vous repartez avec les mêmes gestes qu'avant. Une adresse à ouvrir, un salarié qui part, un renvoi à modifier : c'est un message et c'est fait, sans que vous ayez à ouvrir un panneau d'administration. Je préfère le faire en deux minutes que vous laisser devant un écran que vous n'ouvririez jamais.

Sur le bassin d'Arcachon

Je travaille là où vous travaillez.

Sur le bassin d'Arcachon, une boîte mail professionnelle ne sert pas à la même chose d'une commune à l'autre. Au port de Larros, à Gujan-Mestras, les ostréiculteurs facturent des restaurants et des collectivités toute l'année : leur courrier part vers des comptabilités qui classent, archivent et relancent, et une adresse de fournisseur d'accès y passe mal. À Arcachon, les demandes de groupe tombent en juillet et se répondent vite, souvent à plusieurs, ce qui suppose une adresse partagée et non la boîte personnelle du gérant. À Andernos-les-Bains et au Teich, beaucoup d'artisans travaillent seuls et relèvent tout sur leur téléphone entre deux chantiers : ils n'ouvriront jamais une deuxième application, donc les adresses doivent toutes arriver au même endroit. C'est cette différence-là qui décide du réglage, pas une règle valable partout.

Adresses email professionnelles à Gujan-Mestras à Arcachon à Andernos-les-Bains au Teich

Questions fréquentes

Ce que vous me demandez sur les adresses email.

Mon adresse en @orange.fr marche très bien. Pourquoi changer ?

Parce qu'elle ne vous appartient pas. Le jour où vous quittez Orange, ou simplement où vous changez d'offre, l'adresse s'éteint avec le contrat et vos années de correspondance partent avec elle. Il y a aussi ce qu'elle raconte : un devis envoyé depuis une boîte de fournisseur d'accès fait hésiter quelqu'un qui ne vous connaît pas encore. Vous pouvez garder l'ancienne en parallèle aussi longtemps que vous voulez, je pose un renvoi dessus et rien ne se perd pendant la bascule.

Je vais perdre mes anciens messages ?

Non, dans la quasi-totalité des cas. Si votre ancienne boîte accepte le protocole IMAP, ce qui est le cas de presque toutes, je copie vos dossiers dans la nouvelle et vous les retrouvez rangés pareil. Si elle ne le permet pas, je garde l'ancienne ouverte en lecture le temps qu'il faut et je la fais renvoyer vers la nouvelle, pour que plus rien n'y arrive. Je ne ferme jamais une boîte tant que vous n'avez pas vu vos messages dans l'autre.

Je pourrai la relever sur mon téléphone comme maintenant ?

Oui, et avec la même application : c'est ce que montre la scène en haut de cette page. J'ajoute un compte dans le programme de courrier que vous avez déjà, j'entre les réglages une fois avec vous, et vos messages arrivent comme avant. Sur l'ordinateur, c'est le même geste. Et quand vous êtes ailleurs, sur un poste qui n'est pas le vôtre, une page web vous ouvre la boîte sans rien installer.

Ça va supprimer les publicités que je reçois ?

Non, et autant vous le dire tout de suite. Une adresse professionnelle change qui vous êtes quand vous écrivez, pas ce que les autres vous envoient. Un filtre anti-indésirables tourne bien sûr sur les boîtes que je crée, mais une adresse publiée en clair sur un site finit toujours par être récoltée et par recevoir de la publicité. Ce qui aide vraiment, c'est de ne pas l'afficher en clair et de faire passer les messages par un formulaire de contact : c'est ce que je pose par défaut.

Alors mes emails arriveront toujours à destination ?

Non, personne ne peut vous promettre ça, et je me méfierais de qui le fait. Les enregistrements que je pose dans votre domaine, SPF, DKIM et DMARC, disent aux serveurs d'en face que le message vient bien de chez vous : c'est la moitié du chemin, et sans eux vous partez perdant. L'autre moitié dépend de ce que vous écrivez. Un message bourré d'images, avec un gros bouton et le mot promotion dans l'objet, sera rangé comme de la publicité même parti d'une adresse irréprochable. Un devis écrit en texte, adressé à quelqu'un qui l'attend, arrive.

Un salarié s'en va. Que devient son adresse ?

Elle reste à vous, et je la traite en deux gestes. Je lui coupe l'accès d'abord, pour que personne ne continue d'écrire en votre nom depuis cette adresse. Je renvoie ensuite son courrier vers la boîte principale, quelques mois, le temps que ses interlocuteurs aient pris l'habitude de la nouvelle. Rien ne se perd et vous n'avez pas à prévenir ses contacts un par un. Sur une boîte ouverte à son nom chez un fournisseur d'accès, vous ne pourriez faire ni l'un ni l'autre.

Si je pars de chez vous, je garde mes adresses ?

Oui, parce qu'elles vivent sur votre domaine et que le domaine est à votre nom, pas au mien. Vous partez avec, vous les recréez chez qui vous voulez, et je donne les réglages à celui qui prend la suite. Une chose à savoir quand même : les messages, eux, sont stockés sur l'hébergement, donc j'en fais une copie avant de bouger quoi que ce soit. Je la prépare à chaque départ, sans que vous ayez besoin de me la demander.

Votre projet

Et si vous m'en parliez ?

Dites-moi comment vous travaillez aujourd'hui, je vous dis ce que ça donnerait sur votre site. Sans engagement, et je réponds moi-même.