Mon équipe, c'est quatre personnes qui se font confiance. J'ai vraiment besoin de ça ?
Souvent non, et je vous le dis plutôt que de vous le vendre. À quatre, deux postes suffisent : vous, et l'équipe. Le sujet arrive plus tard, le jour où vous prenez un extra pour un week-end, où un comptable extérieur réclame les factures, ou bien où quelqu'un efface une fiche en croyant fermer une fenêtre. L'important est que l'application sache le faire dès le départ, même si vous n'ouvrez que deux postes la première année : le rajouter après coup sur un outil qui n'a pas été pensé pour coûte bien plus cher.
Mon équipe va se sentir surveillée ?
C'est la vraie question, et tout dépend de ce que l'outil garde en mémoire. Je n'enregistre aucun geste de travail : ni les écrans ouverts, ni le temps passé dessus, ni ce qui a été lu. Ce qui laisse une trace, ce sont les changements de droits, donc vos décisions à vous. Le journal raconte ce que vous avez donné et repris, jamais ce que vos gens ont fait de leur journée, et je trouve normal de pouvoir le dire à l'équipe sans gêne.
Quelqu'un part du jour au lendemain. Je fais quoi ?
Vous fermez son compte depuis votre téléphone, et son écran ne charge plus rien dans la seconde. Le reste ne bouge pas : rien de commun à changer pour les autres, aucun code affiché en cuisine à effacer, personne à prévenir. Ce qu'il a saisi dans l'outil reste en place avec son nom, parce qu'une commande passée mardi doit rester attribuée à qui l'a passée, même si la personne n'est plus là vendredi.
Mon comptable, je lui ouvre un accès ou je lui envoie les fichiers ?
Un accès, et il ne verra que les factures et les règlements : ni le fichier client, ni les plannings, ni rien d'autre. C'est plus net qu'un dossier partagé que personne ne pense à refermer après le bilan, et ça vous évite l'export du mois à faire à la main. Son accès peut même ne vivre que sur une période, si votre cabinet ne travaille chez vous qu'entre janvier et avril.
Ajouter un poste dans six mois, ça me coûte quoi ?
Un poste bâti avec des droits qui existent déjà, rien de plus que la maintenance, et il est en place dans la semaine. Un poste qui réclame un écran qui n'existe pas encore, c'est du travail en plus, et je vous annonce le montant avant de commencer, jamais après : ça rejoint les développements spécifiques. Dans les deux cas vous savez ce que vous payez avant que j'ouvre l'éditeur.
Et moi, est-ce que je vois tout ?
Oui, et par défaut vous êtes le seul dans ce cas. Vous pouvez aussi vous retirer des écrans qui ne vous servent jamais, juste pour avoir un tableau de bord plus court, et les remettre quand vous voulez. Si vous êtes deux associés, ou simplement pour que tout ne repose pas sur un seul téléphone le jour d'un pépin, un second compte avec les mêmes droits se crée sans discussion.
Ça vaut aussi pour mes clients, ou seulement pour mon équipe ?
C'est un sujet voisin mais distinct, et il a sa page : l'espace client traite des comptes de vos clients, cloisonnés les uns des autres. Ici, il s'agit de votre équipe, à l'intérieur de votre outil de travail. Les deux vivent dans la même application et reposent sur la même mécanique, mais ils ne règlent pas la même chose : un client retrouve son dossier, un salarié ouvre un métier.
Lucie ouvre deux écrans à Benjamin, l'extra du samedi