Camille Roux réserve pour la douzième fois, et sa fiche se met à jour pendant que vous envoyez le plat du jour : douzième venue, panier moyen, table en terrasse. Vous n'avez rien tapé, et vous retrouvez tout en trois lettres le soir où elle rappelle pour une table de six.
18:42
Camille réserve pour samedi, et signale une allergie
Chez Lucie, sa fiche se remplit toute seule
12e réservation, allergie notée : personne n'a rien tapé
Et en quelques lettres, la bonne fiche ressort
Chaque réservation, chaque commande à emporter, chaque message du formulaire vient se poser sur la fiche de la même personne, reconnue par son adresse email. Douze réservations, dernière venue le 18, un plat commandé dix fois sur douze : personne n'a saisi une ligne.
La recherche se resserre pendant que vous tapez, sur le nom mais aussi sur le plat, la commune et vos notes. Le soir où vous cherchez qui est allergique à l'arachide avant de lancer le service, vous tapez « arachide » et vous avez le nom avant d'avoir fini le mot.
Trois filtres portent presque tout le travail : les habitués, les tables de groupe, et ceux que vous n'avez pas vus depuis six mois. C'est cette troisième liste qui remplit un mardi de novembre, quand vous leur envoyez un mot pour la soirée moules.
Vous l'exportez en tableur quand vous voulez, filtre compris, et vous l'emportez si un jour vous changez d'outil. Il vit dans la base de votre propre site, sur un serveur en France, et l'effacement d'une personne se fait devant elle, en deux clics.
Le carnet à spirale près de la caisse, le classeur des groupes, les SMS gardés dans le téléphone. J'en sors les cinq informations qui vous servent vraiment, et je laisse tomber le reste : un fichier qui réclame douze cases ne se remplit jamais.
Votre module de réservation, votre formulaire de contact et vos commandes à emporter écrivent tous dans la même fiche. Deux entrées pour la même personne sont rapprochées automatiquement, et vous tranchez d'un clic quand le doute reste.
Vous ajoutez « toujours en terrasse » quand ça vous chante, depuis le téléphone entre deux services. La dernière venue, le nombre de réservations et le panier moyen se recalculent sans vous, et vous ne retapez plus jamais un numéro.
Un fichier client ne se remplit pas de la même façon des deux côtés du bassin d'Arcachon. Une table du port de Larros à Gujan-Mestras sert quatre-vingts couverts un samedi de juillet et douze un mardi de février : ses habitués de l'hiver sont exactement ceux qu'il faut savoir retrouver quand la saison retombe. Une cabane de dégustation au Cap Ferret travaille trois mois, tient ses noms sur un carnet à spirale, et a pourtant déjà plusieurs centaines d'adresses dormantes dans ses réservations de l'été. Une boutique du centre d'Arcachon vend à l'année et reconnaît ses clientes de visage, jamais de nom, ce qui ne l'aide pas en janvier. Un artisan de Biganos, lui, garde des dates de chantier et des devis, pas des couverts. Je code le fichier sur ce que vous notez vraiment, et le jour où le vôtre se met à déborder, je le reprends avec vous plutôt que d'en changer.
Fichier client à Gujan-Mestras au Cap Ferret à Arcachon à Biganos
Oui, pour faire tourner votre activité : confirmer une réservation, rappeler un rendez-vous, prévenir qu'une commande est prête. Ce qu'il faut, c'est pouvoir dire pourquoi vous les gardez et combien de temps, et savoir les ressortir ou les effacer quand un client vous le demande. Je ne suis pas juriste, je livre l'outil qui rend ces trois gestes possibles en deux clics, comme dans l'animation en haut de cette page.
Non. Elles vivent dans la base de votre propre site, sur un serveur en France, celui-là même qui héberge déjà vos pages. Aucune régie publicitaire branchée dessus, aucune revente, aucun outil de mesure étranger : personne d'autre que vous et moi n'a de raison d'ouvrir ce fichier, et je n'y touche que si vous me le demandez.
Vous ouvrez sa fiche, vous cliquez « Effacer ses données », vous confirmez : c'est exactement le geste de l'animation. Son nom, son adresse email et vos notes disparaissent du fichier, de la recherche et des exports. Ses réservations passées restent comptées dans votre chiffre d'affaires, sans le nom, donc votre comptabilité ne bouge pas d'un euro.
Non, je le reprends au départ. Je l'importe, je rapproche les doublons sur l'adresse email et le téléphone, et vous tranchez les cas douteux. Vos quatre cents lignes arrivent avec leur ancienneté, et la première réservation prise sur le nouveau site vient se poser sur la bonne fiche au lieu d'en créer une neuve.
Oui, dès qu'un client réserve une fois avec l'adresse du travail et une fois avec celle de la maison, ou écrit son nom avec et sans accent. L'outil rapproche les fiches qui se ressemblent et vous propose de les fusionner : vous gardez celle que vous voulez, les venues des deux se recollent, et le compte de réservations redevient juste.
Vous filtrez, vous exportez, et vous écrivez depuis votre messagerie ; je peux aussi brancher l'envoi directement dans l'outil. Une réserve quand même : pour une offre commerciale, il faut que la personne ait accepté d'être recontactée, et cette case se coche au moment de la réservation. Écrivez-moi sur la page contact, je regarde avec vous ce qui se justifie dans votre cas.
Vous décidez. Je peux donner à l'équipe un accès qui montre le service du soir et les allergies de chaque table, sans les coordonnées ni l'historique, et vous garder le fichier complet. C'est le même principe que l'espace client, mais tourné vers votre personnel au lieu de vos clients.
Dites-moi comment vous travaillez aujourd'hui, je vous dis ce que ça donnerait sur votre site. Sans engagement, et je réponds moi-même.
